Die Weiterentwicklung von bereits bestehenden Systemen ist das Ziel.
Die Integration und Anpassung an Kundeninteressen hat oberste Priorität.
Analyse der
bestehenden Systeme
Ausarbeitung von Ausschreibungsunterlagen Implementierung
der neuen Partner
Erstellen von Raumlisten Durchführung der
Ausschreibung
Beratung im Bereich Qualitätssicherung
Generieren alternativer Leistungsverzeichnisse Ermittlung der Bestbieter

Analyse der bestehenden Systeme

Innerhalb der Analyse werden alle projektrelevanten Informationen betreffend Verwaltungsgebäuden, Produktionsstätten, Werksbereichen und sonstigen Außenstellen erhoben, die für eine erfolgreiche Ausarbeitung der Analysedokumentation erforderlich sind. Es handelt sich dabei hauptsächlich um organisatorische u. technische Daten, Kostenermittlung, Personalsituation und angewendete Systeme.

Auf Basis der gesammelten Informationen wird der „Status Quo“ innerhalb der Analysedokumentation definiert. Die Analyse inklusive Dokumentation stellt einen Großteil des Gesamtprojektes dar und dient als Basis für alle weiteren Schritte.

Erstellen von Raumlisten

Die Raumbücher werden in Form von EDV-Dateien erstellt und beinhalten folgende Parameter:

  • Objektadresse
  • Stockwerk/Etage
  • Raumnummer
  • Kostenstelle
  • Raumfunktion
  • Quadratmeter
  • Reinigungsrhythmus
  • Bodenart

Das Raumbuch wird für alle Objekte, unabhängig vom bestehenden System, erstellt. Die derart dokumentierten Raumbücher können als Basis für verschiedenartigste Anwendungen (z.B. Zuwachs/ Zumietung im selben Gebäude, Investitionen in Mietobjekten, Umbauten, Änderung der Raumfunktion, usw.) herangezogen werden. Aktuelle Pläne werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Generieren alternativer Leistungsverzeichnisse

Auf Basis der Analysedaten erstellen wir für die benötigten Leistungen ein detailliertes Leistungsverzeichnis, das auf alle Objekte angewendet werden kann und folgende Positionen enthält:

  • Reinigungsumfang / Leistungsbeschreibung der Wirtschaftsdienste
  • Reinigungsstandards
  • Reinigungsrhythmen
  • Reinigungszeiten / Zeiten der Leistungserbringung für spezielle Dienstleistungen
  • Reinigungssystem / HACCP Systeme im Bereich Schädlingsbekämpfung
  • Personal und Objektleitung / Serviceleiter / HACCP Beauftragter

Ausarbeitung von Ausschreibungsunterlagen

Die Unterlagen beinhalten alle relevanten Bestandteile für eine, der Größe Ihres Unternehmens angepasste, bundesweite Ausschreibung. Sie besteht grundsätzlich aus den Positionen:

  • Verfahrensbestimmungen
  • Vertragsbedingungen
  • Leistungsbeschreibung
  • Raumbücher
  • Auspreisung

Durchführung der Ausschreibung

Die Konzerngröße (Wirkungsgrad) bestimmt die Region der angestrebten Ausschreibung. Innerhalb der Verfahrensbestimmungen wird der ausgearbeitete Zeitplan für Anbotsfrist, Angebotseröffnung und Zuschlagsfrist definiert. Ein Katalog mit den Eignungskriterien der Bieter wird abgestimmt, um dann anhand der Zuschlagskriterien - die Bestbieter ermitteln zu können.

In Zusammenarbeit mit Ihrer zuständigen Abteilung für Facilitymanagement wird eine Liste von namhaften Dienstleistungsunternehmen erstellt. Die Unternehmen werden kontaktiert und über die bevorstehende Ausschreibung informiert. Aus den verbleibenden Interessenten wird eine Bieterliste erstellt.

Bei möglichen öffentlichen Ausschreibungen erfolgt die Bekanntgabe in den Medien durch den Auftraggeber direkt.

Die auf Basis geeigneter Normen generierten Ausschreibungsunterlagen werden vom Auftraggeber an die Bieter übermittelt. Die Interessenten werden aufgefordert, die ausgeschriebenen Objekte zu besichtigen und durch Vermerke bestätigen zu lassen. Die Besichtigungsvermerke stellen einen wichtigen Bestandteil der Zuschlagskriterien dar.

Ermittlung der Bestbieter

Die Angebote inkl. Anlagen werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und ein Preisspiegel wird erstellt. Ein Bewertungsverfahren nach den im Vorfeld erstellten Eignungs- und Bieterkriterien wird durchgeführt um die Bestbieter zu ermitteln.

Um die Ergebnisse des Bewertungsverfahrens zusätzlich zu bestätigen, werden die Bestbieter nach einem alternativen Vergabeverfahren - nach der Schweizer Methode -, kontrolliert.

An den Vergabegesprächen wird der zuständige Projektleiter unseres Unternehmens teilnehmen und steht bis zur Beauftragung beratend zur Verfügung.

Implementierung des/der neuen Partner

Nach offizieller Vergabe der Leistungen sowie Unterzeichnung der Dienstleistungsverträge wird in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Betriebsleitern sowie der hauseigenen Abteilung für Facilitymanagement der Plan zur Implementierung sowie das Start Up der neuen Partner festgelegt.

Es wird dabei vor allem der Zeitplan für die Objektbestückung mit Material, Geräten und Maschinen sowie die Schulung des einzustellenden Personals festgelegt. Sämtliche Kontaktdaten der Objekt- und Serviceleiter der neuen Partner werden gelistet und ein Jourfix-Plan wird vorab festgelegt.

Beratung im Bereich Qualitätssicherung

Um eine nachhaltige Qualitätssicherung zu garantieren, werden geeignete Kontrollinstrumente vorgestellt und ein kontinuierlicher Zeitplan für die Qualitätskontrollen erarbeitet.